يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي الوسيلة الأكثر شيوعاً للاتصال مع الشركات، ولهذا لابد من أن يكون رسالة البريد الإلكتروني الرسمية مدروسة جيداً ومحترمة. قبل إنشاء بريد إلكتروني رسمي للشركة، تأكد من معاينة الهدف من رسالتك وإرسال المعلومات بطريقة واضحة ومركزة.
ينبغي أن يبدأ بريدك الإلكتروني بمقدمة مختصرة توضح هويتك وهدف رسالتك. استخدم لغة رسمية وجريئة، وتجنب الاختصارات.
- تأمُن أن محتوى البريد الإلكتروني مرتّب وواضح .
- أَتبع قواعد الترقيم والتنظيم.
- ينبغي أن يقوم بفحص البريد الإلكتروني بعناية قبل إرساله لضمان عدم وجود أخطاء مُلغاة.
اتبع هذه النصائح، و ستكون قادراً على كتابة بريد إلكتروني رسمي مُؤثّر للشركة.
مثال ل/من/إلى البريد الإلكتروني الرسمي{
يُعدّ البريد الإلكتروني الرسمي من أهم أدوات الاتصال في بيئات العمل.
لضمان تأثير إيجابي/نجاح التواصل/التواصل الفعال, يجب على رسائل البريد الإلكتروني أن تكون منظمة/واضحة/مفهومة. يقدم/يوفر/يرسل هذا المثال نموذجاً لبريد إلكتروني رسمي يمكن استخدامه/تطبيقه/الاعتماد عليه.
- تحية مقدمة محترمة/{صياغة تعريفيّة/، كمثال: "عزيزي/ي السيد [اسم الشخص]".
- فقرة تعريف قصيرة للرسالة/هدف الرسالة/موضوع الرسالة.
- فقرات تفصيلية/معلومات/بيانات حول الموضوع.
- اختتام رسمي/ختام مناسب/مع تحياتي.
من المهم/لابد/ضروري مراجعة/تدقيق/تحرير رسالتك قبل إرسالها
لضمان/لتأكد/لتحقيق أن يكون محتواها واضحاً و محترف/رسمي/سليم.
الأسس الضرورية لتأليف رسائل البريد الإلكتروني للعمال
يجب تَكون بُريدك الإلكتروني مهذبًا و محترفًا دائمًا. تجنب استخدام {الرموز المختصرة الشائعة بين الموظفين، و بدلاً من ذلك، استخدم كلمات واضحة و مباشرة.
من المهم أن تتأكد بريدك الإلكتروني قبل نشره للتأكد من {سلامة البيانات.
يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني صحيحاً ودقيقاً .
- استخدم الأسم
- و الوظيفة
يجب أن تكون رسالة بريدك الإلكتروني واضحة و محددة. تجنب استخدام الرموز المختصرة المفروضة على الموظفين، و بدلاً من ذلك، استخدم كلمات واضحة و مباشرة.
إرشادات لكتابة إيمالات شركات احترافية
يُعدّ رسالة البريد الإلكتروني أداة أساسية في الحياة المهنية. ولتأكد من أن رسائلك يُحَسّنون على المستفيدين بشكل إيجابي , يجب أن تلتزم بمجموعة من الخطوات التي تجعل إيميلاتك رسمية.
- قم بتأليف عنواناً واضحا
- خصص بريدك الإلكتروني لشخص خاص
- رُقيب على العبارات مهذبة و رسمية
الخطأ الشائع في صياغة البريد الإلكتروني الرسمي
يعدّ "رسالة بريدية مهنية" أداة أساسية في عالم العمل، ولكن هناك العديد من من الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تدمر انطباعك. أول هذه الأخطاء هو عدم الالتزام بترتيب معين . يجب أن يكون البريد الإلكتروني الرسمي "مُحْتَوِياً لِـ"عنوان مُحدد و مَجْمَعاً لِـ"الموضوع الرئيسي" بوضوح. يُفْضَل استخدام "لغة رسمية " واضحة و مُتَقارِبة مع عدم استخدام المصطلحات المجازية.
- من الضروري مراجعة البريد الإلكتروني بعناية قبل إرساله
- تجنب استخدام الإيموجي والرموز
- اتفق على موعد محدد للرد
الاسهامات لكتابة الإيمال الرسمي الفعال
لتحقيق تأثير في الإيميل الرسمي، يجب أن تسعى إلى بناء رسالة قصيرة . ركز على الموضوع الرئيسي more info في الخط الأول ، و عرض المعلومات بشكل واضح. اعتمادا على ألفاظ مناسبة ويجب تجنب استخدام كلمات عادية.
- حدّد المعلومات بوضوح.
- امتنع عن استخدام الحرف المتكرر الزائدة.
- تصفح الرسالة قبل إرسالها